Tantangan terbesar dalam dunia bisnis adalah pengelolaan pembayaran yang efektif dan efisien. Terutama pada perusahaan yang masih mengandalkan sistem manual untuk mencatat, menagih, dan merekonsiliasi pembayaran kepada vendor maupun pelanggan. Untuk menjawab tantangan tersebut, bisnis dapat menggunakan recurring payment yang dapat mempermudah pembayaran berulang. Sehingga, pengelolaan pembayaran akan teratur dan efisien.
Apa itu Recurring Payment
Recurring payment adalah metode pembayaran yang digunakan oleh perusahaan atau bisnis untuk transaksi berulang pada periode tentu. Pembayaran ini biasanya digunakan untuk membayar tagihan seperti langganan software (SaaS), biaya domain dan hosting, atau bahkan tagihan internet.
Secara umum, recurring payment terbagi menjadi dua jenis:
- Fixed recurring payment: jumlah tagihan sama di setiap periode (misalnya, Rp59.000/bulan).
- Variable recurring payment: jumlah tagihan bisa berubah tergantung penggunaan (misalnya, layanan cloud atau tagihan listrik pascabayar).
Dengan adanya pembayaran berulang ini akan membantu dalam cash flow perusahaan untuk tetap stabil dan terprediksi. Selain itu, perusahaan juga dapat membuat perencanaan di awal tanpa ragu terhadap fluktuasi pendapatan.
Mengapa Recurring Payment Penting dalam Bisnis
Penggunaan recurring payment atau pembayaran berulang pada bisnis penting karena dapat membantu perusahaan untuk mengatur arus kas. Tak hanya itu saja, metode pembayaran ini juga bermanfaat untuk:
1. Menjaga arus kas tetap stabil
Melalui metode pembayaran berulang, perusahaan dapat menjaga arus kas tetap stabil. Sebab, perusahaan dapat lebih berfokus pada pengembangan strategi bisnis tanpa harus memikirkan fluktuatif pendapatan untuk membayar tagihan yang berulang.
2. Meningkatkan Retensi Pembayaran
Manfaat selanjutnya yaitu untuk meningkatkan retensi pembayaran. Hal ini terjadi karena format pembayaran ini memberikan kemudahan dan kenyamanan bagi perusahaan dalam memproses transaksi berulang tanpa perlu melakukan input manual setiap kali tagihan jatuh tempo.
3. Efisiensi waktu dan biaya
Dengan sistem recurring payment, maka tim keuangan dapat mengefisiensikan waktu pembayaran. Terutama pada transaksi yang sering dibayar pada periode tertentu secara rutin seperti pembayaran tagihan vendor tetap, maupun biaya operasional bulanan.
4. Kemudahan dalam Skala Bisnis
Recurring payment juga bermanfaat dalam memberikan kemudahan dalam skala bisnis. Sebab, dengan sebanyakan transaksi yang harus dikelola, maka semakin tinggi pula risiko kesalahan yang bisa saja terjadi ketika dilakukan secara manual.
Bagaimana Cara Kerja Recurring Payment
Dalam penggunaan recurring payment pada penggelolaan sistem pembayaran, Anda wajib untuk menggetahui tiga tahap utama seperti:
1. Tahap Penjadwalan
Sebelum memproses recurring payment, tentunya tim finance biasanya akan membuat daftar pembayaran yang masuk kedalam pembayaran berulang seperti langganan software, sewa, utilitas, atau biaya layanan tertentu.
2. Mengatur Otoritas Pembayaran
Selanjutnya, perusahaan dapat mengatur otoritas pembayaran yang sesuai. Biasanya pada tahap ini akan melibatkan proses persetujuan internal untuk setiap transaksi. Apakah sudah sesuai dengan kebijakan keuangan yang berlaku.
3. Tahap Pemrosesan dan Rekonsiliasi Otomatis
Setelah otoritas diberikan, tim finance biasanya akan memproses pembayaran yang sesuai dengan jadwal yang telah disepakati baik itu otomatis melalui sistem atau manual.
Baca Juga: Apa Itu Accounts Receivable? Pengertian, Ciri, Manfaat, & Contoh
Tantangan dalam Recurring Payment
Meski terdengar praktis, sistem recurring payment tidak lepas dari tantangan. Berikut adalah tantangan yang biasanya dapat terjadi:
1. Kesalahan Penjadwalan
Tanpa pengawasan yang tepat, sistem otomatis bisa memproses pembayaran ganda atau salah tanggal, terutama jika data vendor atau jadwal pembayaran tidak diperbarui secara berkala.
Hal ini biasanya terjadi ketika perusahaan memiliki banyak kontrak vendor dengan periode pembayaran yang berbeda-beda.
2. Kegagalan Integrasi
Salah satu tantangan terbesar adalah ketika data antara sistem keuangan dan sistem pembayaran tidak sinkron. Akibatnya, terjadi ketidaksesuaian antara nominal pembayaran yang dijadwalkan dengan yang tercatat dalam laporan akuntansi.
Integrasi yang lemah juga dapat menimbulkan keterlambatan pemrosesan dan kesalahan dalam pelaporan keuangan.
3. Proses Backdate dan Rekonsiliasi yang Rumit
Dalam praktiknya, tidak semua pembayaran terjadi tepat waktu. Ada kalanya pembayaran vendor dilakukan setelah jatuh tempo, sehingga akuntan perlu menyesuaikan laporan dengan mundur (backdate) kebelakang, misalnya karena perubahan kontrak atau keterlambatan proses internal.
Tanpa sistem yang mampu melakukan backdate otomatis, tim keuangan harus mencatat manual. sehingga, akan memakan waktu dan berisiko tinggi terhadap kesalahan input.
Optimalkan Penggelolaan Recurring Payment Dengan Bambootree
Recurring payment membantu bisnis modern mengelola transaksi dengan lebih efisien dan konsisten. Namun, bagaimana jika perusahaan memiliki banyak cabang atau unit bisnis yang masing-masing melakukan pembayaran vendor secara mandiri?
Di sinilah tantangan baru muncul. Koordinasi antar cabang sering kali menimbulkan perbedaan jadwal pembayaran, duplikasi transaksi, hingga ketidak sesuaian data keuangan. Tanpa sistem yang terintegrasi, tim pusat maka akan sulit untuk mengkonsolidasikan seluruh data pembayaran secara real-time.
Oleh sebab itu, Bambootree hadir sebagai software konsolidasi dan backdate yang mampu menyatukan seluruh transaksi dari berbagai cabang ke dalam satu sistem terpadu.
Jadi masih mau di rumitkan untuk mengkonsolidasikan laporan keuangan? Yuk coba bambootree sekarang dan buat laporan konsolidasi perusahaan menjadi lebih mudah.
