Ketika perusahaan memiliki banyak cabang, penggunaan software berlangganan biasanya tidak hanya berasal dari satu divisi. Mulai dari project management, cloud service, CRM, desain, hingga tools komunikasi, semuanya bisa digunakan oleh banyak tim dengan sistem pembayaran bulanan atau tahunan.
Masalahnya, banyak layanan tersebut menggunakan mata uang dollar. Ketika kurs dollar naik, biaya berlangganan dalam rupiah juga ikut meningkat. Jika tidak dikontrol dengan baik, biaya kecil per pengguna bisa menjadi pengeluaran besar saat digunakan oleh banyak cabang atau karyawan.
Mengapa Kurs Dollar Berpengaruh pada Biaya Berlangganan?
Banyak software luar negeri menggunakan sistem pembayaran dalam dollar. Sekilas, biaya berlangganan mungkin terlihat kecil karena dihitung per pengguna. Namun, untuk perusahaan multi-cabang, jumlah pengguna bisa jauh lebih banyak.
Misalnya, satu software digunakan oleh tim pusat dan beberapa cabang sekaligus. Ketika jumlah pengguna bertambah, total biaya berlangganan juga ikut meningkat. Jika kurs dollar naik, biaya dalam rupiah akan semakin besar.
Selain itu, tanggal invoice, tanggal billing, dan tanggal pembayaran bisa saja berbeda. Jika kurs berubah di antara tanggal tersebut, nilai biaya yang dicatat dalam rupiah juga bisa berbeda. Karena itu, perusahaan perlu mengontrol biaya berlangganan dengan lebih rapi.
Contoh Dampak Kurs Dollar pada Biaya Berlangganan
Sebagai contoh, perusahaan menggunakan software project management dengan biaya US$8 per pengguna per bulan.
Jika satu cabang memiliki 20 pengguna dan perusahaan memiliki 10 cabang, maka total pengguna adalah:
20 pengguna × 10 cabang = 200 pengguna
Total biaya berlangganan per bulan adalah:
US$8 × 200 pengguna = US$1.600 per bulan
Jika kurs berada di Rp17.362 per USD, maka biaya berlangganan menjadi:
US$1.600 × Rp17.362 = Rp27.779.200 per bulan
Namun, jika kurs naik menjadi Rp17.717 per USD, maka biaya berlangganan menjadi:
US$1.600 × Rp17.717 = Rp28.347.200 per bulan
Dari contoh tersebut, terdapat selisih sekitar Rp568.000 per bulan. Jika dihitung dalam satu tahun, selisihnya bisa mencapai sekitar Rp6.816.000.
Jumlah ini baru berasal dari satu jenis software. Jika perusahaan menggunakan banyak tools berlangganan dalam dollar, dampaknya tentu bisa lebih besar terhadap biaya operasional perusahaan.
Dampak bagi Perusahaan Multi-Cabang
Kenaikan kurs dollar dapat memberikan beberapa dampak bagi perusahaan multi-cabang, terutama jika penggunaan software berlangganan tidak dikontrol secara terpusat.
1. Biaya operasional digital meningkat
Software berlangganan seperti cloud service, project management tools, CRM, email marketing, desain, dan tools komunikasi dapat membuat biaya operasional digital meningkat ketika kurs dollar naik.
2. Budget antar cabang bisa tidak seragam
Setiap cabang bisa memiliki kebutuhan software yang berbeda. Ada cabang yang hanya memakai satu tools, tetapi ada juga cabang yang memakai banyak software berlangganan. Jika tidak dipantau, biaya antar cabang bisa menjadi tidak seimbang.
3. Total biaya subscription sulit dihitung
Jika setiap cabang membeli atau mengelola langganan sendiri, perusahaan pusat bisa kesulitan mengetahui total biaya berlangganan secara keseluruhan. Akibatnya, pengeluaran software bisa terlihat kecil di masing-masing cabang, tetapi besar ketika dikonsolidasikan.
4. Selisih kurs perlu dicatat dengan tepat
Perubahan kurs antara tanggal invoice, billing, dan pembayaran dapat menimbulkan perbedaan pencatatan. Jika tidak dicatat dengan benar, laporan keuangan bisa mengalami selisih.
5. Closing bulanan bisa terganggu
Jika invoice subscription dari cabang terlambat masuk, biaya berlangganan bisa tidak tercatat pada periode yang tepat. Hal ini dapat memengaruhi proses closing bulanan dan konsolidasi laporan keuangan perusahaan.
Tantangan Jika Masih Menggunakan Excel
Excel masih sering digunakan untuk mencatat biaya berlangganan. Namun, untuk perusahaan multi-cabang, pencatatan manual bisa menimbulkan beberapa risiko.
Beberapa tantangan yang sering terjadi antara lain:
- data subscription tersebar di banyak file,
- ada software yang dibayar langsung oleh cabang,
- kurs yang digunakan antar cabang berbeda,
- invoice terlambat masuk ke pusat,
- jumlah pengguna berubah tetapi tidak segera diperbarui,
- biaya berlangganan tercatat di periode yang salah,
- perubahan data sulit dilacak,
- tidak ada audit trail yang jelas.
Jika kondisi ini terus terjadi, finance team akan kesulitan mengetahui berapa total biaya berlangganan sebenarnya. Padahal, data ini penting untuk mengontrol pengeluaran, menyusun laporan keuangan, dan melakukan evaluasi biaya operasional.
Peran Back Date dalam Biaya Berlangganan
Dalam biaya berlangganan, ada kondisi ketika invoice baru diterima setelah periode berjalan. Misalnya, software sudah digunakan pada bulan sebelumnya, tetapi invoice baru masuk ke finance pada bulan berikutnya.
Ada juga kondisi ketika pembayaran kartu kredit perusahaan muncul di tanggal berbeda dari tanggal penggunaan layanan. Jika transaksi seperti ini tidak dicatat sesuai periode yang tepat, laporan biaya bisa menjadi kurang akurat.
Di sinilah fitur back date dapat membantu. Back date dapat digunakan untuk mencatat transaksi sesuai periode akuntansi yang benar. Namun, fitur ini tetap perlu dilengkapi dengan kontrol seperti hak akses, approval, alasan perubahan, dan audit trail.
Dengan begitu, back date bukan digunakan untuk mengubah data secara sembarangan, tetapi untuk membantu perusahaan menjaga pencatatan biaya sesuai periode yang seharusnya.
Mengapa Software Konsolidasi Dibutuhkan?
Untuk perusahaan multi-cabang, software konsolidasi dapat membantu menggabungkan data biaya berlangganan dari berbagai cabang dalam satu sistem. Dengan data yang lebih terpusat, perusahaan dapat lebih mudah memantau total biaya subscription, melihat penggunaan per cabang, dan mencatat perubahan kurs dengan lebih rapi.
Software konsolidasi juga dapat membantu finance team mencocokkan data invoice, pembayaran, periode pencatatan, dan laporan biaya. Hal ini penting agar biaya berlangganan tidak tercecer di banyak file atau terlambat masuk ke laporan keuangan.
Beberapa manfaat software konsolidasi dalam mengelola biaya berlangganan antara lain:
1. Menggabungkan data biaya dari banyak cabang
Data subscription dari berbagai cabang dapat dikumpulkan dalam satu sistem, sehingga perusahaan lebih mudah melihat total biaya berlangganan secara keseluruhan.
2. Membantu kontrol biaya per cabang
Perusahaan dapat melihat cabang mana yang menggunakan software tertentu dan berapa biaya yang dikeluarkan. Dengan begitu, pengeluaran digital bisa lebih mudah dievaluasi.
3. Mengurangi risiko salah input manual
Dengan pencatatan yang lebih terstruktur, risiko salah memasukkan kurs, jumlah pengguna, atau nilai invoice dapat dikurangi.
4. Mendukung audit trail
Setiap perubahan data dapat dilacak, mulai dari siapa yang mengubah data, kapan perubahan dilakukan, dan bagian mana yang diubah.
5. Mendukung back date yang lebih aman
Jika ada invoice yang terlambat masuk, transaksi tetap bisa dicatat ke periode yang sesuai dengan kontrol dan approval yang jelas.
6. Membantu proses closing lebih rapi
Data biaya berlangganan dari banyak cabang dapat dikonsolidasikan lebih cepat, sehingga proses closing bulanan dan penyusunan laporan keuangan menjadi lebih terkontrol.
Kesimpulan
Kurs dollar yang naik dapat memengaruhi biaya berlangganan perusahaan, terutama jika software yang digunakan dibayar dalam mata uang dollar. Dampaknya akan semakin terasa bagi perusahaan multi-cabang karena jumlah pengguna, cabang, dan jenis software yang digunakan biasanya lebih banyak.
Jika biaya subscription masih dicatat secara manual, perusahaan berisiko mengalami salah input kurs, invoice terlambat masuk, data antar cabang tidak seragam, hingga biaya tidak tercatat pada periode yang tepat.
Karena itu, perusahaan multi-cabang perlu mengontrol biaya berlangganan dengan lebih rapi. Salah satu tools yang dapat digunakan adalah Bambootree Software Konsolidasi dan Backdate yang dapat membantu dalam pengelolaan laporan keuangan bisnis multicabang.
Apalagi, dengan dashboard yang terintegrasi perubahan data dan pencatatan back date akan dapat dengan mudah dilakukan.
Jika perusahaan Anda memiliki banyak cabang dan menggunakan berbagai software berlangganan luar negeri, penggunaan software konsolidasi dan backdate dari BambooTree dapat membantu menggabungkan data biaya, mengontrol perubahan kurs, dan menjaga pencatatan tetap rapi sesuai periode akuntansi.
