Membuka cabang baru itu berarti bisnis sudah cukup berkembang. Namun, pertumbuhan ini akan membuat pengelolaan keuangan semakin kompleks seperti jumlah transaksi, rekening, pengguna, dan sumber data ikut bertambah.
Apalagi ketika cabang menggunakan format dan proses pencatatan yang berbeda, kantor pusat akan kesulitan memperoleh gambaran keuangan secara menyeluruh. Sehingga, biasanya perusahaan perlu adanya software yang dapat membantu dalam menyatukan data, mempercepat pelaporan, dan membantu mengawasi transaksi dari seluruh cabang.
Mengapa Akuntansi Bisnis Multi Cabang Lebih Kompleks?
Kompleksitas akuntansi bisnis multi cabang tidak hanya disebabkan oleh bertambahnya jumlah transaksi. Perusahaan harus mampu melihat performa masing-masing cabang sekaligus menghasilkan laporan gabungan yang akurat.
Berikut lima masalah yang sering muncul ketika bisnis mulai mengoperasikan banyak cabang.
1. Data Keuangan Tersebar di Berbagai Cabang
Setiap cabang umumnya memiliki transaksi penjualan, pembelian, biaya operasional, dan rekening kas sendiri. Tanpa sistem terpusat, seluruh data tersebut sering dikirim melalui spreadsheet, email, atau grup komunikasi internal.
Masalah muncul ketika setiap cabang memakai format berbeda atau mengirimkan laporan pada waktu yang tidak sama. Tim keuangan pusat harus mengumpulkan, merapikan, dan memeriksa kembali data sebelum bisa mengolahnya menjadi laporan.
Proses manual tersebut bukan hanya menyita waktu, tetapi juga meningkatkan risiko dokumen terlewat, angka tercatat dua kali, atau transaksi dimasukkan ke akun yang salah. Saat laporan selesai, kondisi yang ditampilkan mungkin sudah tidak lagi sesuai dengan keadaan terkini.
2. Konsolidasi Laporan Memakan Banyak Waktu
Laporan keuangan konsolidasi tidak selalu dapat dibuat dengan menjumlahkan seluruh laporan cabang. Tim keuangan perlu memastikan setiap unit memakai standar akun yang sama, periode pencatatan yang sesuai, serta tidak ada transaksi internal yang terhitung dua kali.
Masalah ini menjadi lebih kompleks jika cabang atau anak perusahaan berdiri sebagai entitas hukum berbeda. Misalnya, ketika kantor pusat membayar biaya tertentu untuk anak perusahaan atau terjadi penjualan barang antarentitas dalam satu grup.
Dokumentasi Oracle menjelaskan bahwa saldo transaksi antarentitas perlu dieliminasi dalam proses konsolidasi. Tujuannya agar pendapatan, biaya, utang, maupun piutang internal tidak membuat nilai dalam laporan grup terlihat lebih besar dari kondisi sebenarnya.
Jika seluruh proses dilakukan melalui spreadsheet, tim keuangan harus melakukan pemetaan akun, penyesuaian jurnal, dan eliminasi secara manual setiap periode. Tutup buku pun berpotensi tertunda karena kantor pusat harus menunggu laporan dari seluruh cabang.
3. Perusahaan Sulit Menilai Kinerja Setiap Cabang
Cabang dengan omzet paling besar belum tentu menghasilkan laba paling tinggi. Setiap lokasi memiliki struktur biaya berbeda, mulai dari sewa, gaji, utilitas, promosi, logistik, hingga penyusutan aset.
Karena itu, perusahaan perlu memisahkan pendapatan dan biaya berdasarkan cabang. Microsoft menjelaskan bahwa sebuah unit bisnis dapat dikelola sebagai responsibility center, misalnya sebagai cost center atau profit center. Pembagian tersebut membantu perusahaan mengetahui unit yang bertanggung jawab atas biaya dan pendapatan tertentu.
Tanpa laporan laba rugi per cabang, manajemen hanya melihat angka gabungan. Cabang yang sebenarnya tidak efisien dapat tertutupi oleh performa lokasi lain. Akibatnya, keputusan mengenai anggaran, promosi, ekspansi, atau penutupan cabang menjadi kurang berbasis data.
4. Koreksi dan Backdate Transaksi Sulit Dikendalikan
Dalam operasional sehari-hari, cabang mungkin terlambat mencatat transaksi atau perlu memperbaiki data dari periode sebelumnya. Koreksi tersebut dapat mencakup perubahan tanggal, nilai transaksi, akun, hingga jurnal penyesuaian.
Apabila perubahan dilakukan tanpa prosedur yang jelas, laporan keuangan yang sebelumnya sudah diselesaikan dapat ikut berubah. Tim pusat juga akan kesulitan mengetahui alasan koreksi, waktu perubahan, dan pengguna yang melakukannya.
Masalah backdate menjadi semakin sensitif ketika perusahaan memiliki banyak pengguna. Perusahaan membutuhkan mekanisme yang memungkinkan koreksi tetap dilakukan, tetapi dengan batasan periode, otorisasi, dan jejak perubahan yang dapat diperiksa kembali.
Baca Juga: 5 Kesalahan Fatal saat Konsolidasi Laporan Multi Cabang Secara Manual
5. Kontrol terhadap Transaksi Semakin Lemah
Semakin banyak cabang, semakin banyak pula pengguna yang memiliki akses ke data keuangan. Tanpa pembagian hak akses, pegawai dapat melihat atau mengubah informasi di luar tanggung jawabnya.
Pengawasan juga menjadi lemah apabila satu akun digunakan bersama atau transaksi dapat diedit tanpa meninggalkan riwayat. Kesalahan pencatatan, transaksi ganda, dan pengeluaran tanpa persetujuan akan lebih sulit ditelusuri.
Association of Certified Fraud Examiners atau ACFE menempatkan evaluasi sistem akuntansi dan pengawasan internal sebagai bagian penting dalam mendeteksi serta mencegah fraud. Namun, software bukan jaminan bahwa penyimpangan tidak akan terjadi. Sistem berfungsi membantu perusahaan menerapkan pembatasan akses, pemisahan tugas, proses persetujuan, dan jejak audit secara lebih konsisten.
Software Akuntansi Multicabang Membuat Operasional Lebih Efisien
Berbagai masalah tersebut menunjukkan bahwa bisnis multi cabang membutuhkan lebih dari sekadar aplikasi pembukuan. Software yang digunakan harus mampu menyatukan data tanpa menghilangkan visibilitas masing-masing cabang.
Beberapa kemampuan yang perlu dipertimbangkan antara lain konsolidasi laporan keuangan, standardisasi akun, transfer data otomatis, laporan per cabang, pengaturan hak akses, audit trail, serta pengelolaan adjustment entry dan backdate secara terkontrol.
Salah satu solusi yang dapat dipertimbangkan adalah Bambootree, yaitu software konsolidasi dan backdate untuk perusahaan multi cabang maupun grup usaha. Bambootree membantu proses penggabungan laporan keuangan, transfer data, dan pencatatan penyesuaian menjadi lebih efisien.
Bambootree juga terintegrasi dengan Accurate Online sehingga dapat menjadi solusi bagi perusahaan yang telah menggunakannya sebagai sistem akuntansi utama. Melalui integrasi tersebut, perusahaan tidak harus terus mengandalkan pemindahan data manual ketika melakukan konsolidasi atau penyesuaian transaksi.
Meski demikian, setiap bisnis memiliki struktur perusahaan, alur transaksi, dan kebutuhan pelaporan yang berbeda. Perusahaan dengan beberapa cabang dalam satu badan usaha tentu mempunyai kebutuhan berbeda dari grup bisnis yang terdiri atas sejumlah entitas hukum.
Oleh karena itu, pemilihan software sebaiknya tidak hanya didasarkan pada jumlah fitur. Konsultasikan terlebih dahulu kebutuhan bisnis Anda bersama tim Bambootree untuk mengetahui solusi yang paling sesuai dengan proses akuntansi dan sistem yang saat ini digunakan.
