Proses month-end closing atau tutup buku bulanan menjadi salah satu rutinitas penting bagi tim keuangan. Melalui proses ini, perusahaan dapat memastikan seluruh transaksi telah dicatat dan memperoleh gambaran mengenai kondisi keuangan selama satu periode.
Namun, proses tersebut sering menjadi lebih rumit ketika perusahaan memiliki banyak cabang. Tim keuangan di kantor pusat masih harus menunggu laporan, memeriksa perbedaan pencatatan, melakukan rekonsiliasi, hingga menggabungkan data dari setiap cabang. Akibatnya, laporan bulan sebelumnya belum selesai meskipun operasional sudah memasuki bulan berikutnya.
Berdasarkan benchmark dari APQC, median waktu yang diperlukan perusahaan untuk menyelesaikan monthly financial close adalah delapan hari. Jika perusahaan membutuhkan waktu jauh lebih lama, kemungkinan masalahnya bukan sekadar banyaknya pekerjaan tim accounting, tetapi juga berkaitan dengan kualitas data, prosedur, dan sistem yang digunakan.
Mengapa Month-End Closing Bisnis Multi Cabang Lebih Rumit?
Dalam bisnis dengan satu lokasi, tim accounting hanya perlu memeriksa transaksi dari satu unit operasional. Sementara itu, bisnis multi cabang harus mengumpulkan dan memvalidasi data dari berbagai lokasi sebelum laporan keuangan dapat diselesaikan.
Data yang perlu diperiksa dapat mencakup penjualan, pembelian, kas, rekening bank, piutang, utang, persediaan, hingga aset tetap dari setiap cabang. Kantor pusat juga perlu memastikan seluruh transaksi dicatat pada periode dan akun yang benar.
Selain itu, terdapat transaksi antar cabang yang harus dicocokkan. Sebagai contoh, cabang A mencatat pengiriman barang kepada cabang B. Jika cabang B belum mencatat penerimaan barang tersebut, akan muncul perbedaan saldo yang harus ditelusuri oleh tim accounting.
Setelah semua data dinyatakan lengkap, perusahaan baru dapat melakukan konsolidasi untuk menghasilkan laporan keuangan secara keseluruhan. Menurut benchmark lain dari APQC, median waktu penyelesaian laporan keuangan konsolidasi bulanan mencapai enam hari. Benchmark ini menunjukkan bahwa proses konsolidasi memang membutuhkan waktu, tetapi durasinya dapat membesar ketika alur kerja perusahaan belum terstandardisasi.
Penyebab Umum Month-End Closing Lambat
Lambatnya proses tutup buku tidak selalu berarti tim accounting bekerja kurang cepat. Dalam banyak kasus, hambatan justru berasal dari cara perusahaan mencatat, mengumpulkan, dan memproses data keuangan.
1.Data antar cabang belum terstandardisasi
Setiap cabang mungkin menggunakan format atau metode pencatatan yang berbeda. Perbedaan tersebut dapat terlihat dari penggunaan nama akun, kode barang, kategori biaya, hingga struktur laporan.
Misalnya, biaya pengiriman dicatat sebagai “biaya operasional” oleh satu cabang, tetapi dimasukkan ke dalam “biaya penjualan” oleh cabang lainnya. Meskipun transaksinya serupa, data tersebut tidak bisa langsung dibandingkan atau digabungkan.
Masalah standardisasi masih cukup umum ditemukan dalam pengelolaan keuangan perusahaan. Survei yang dipublikasikan PwC menunjukkan bahwa 54% CFO yang disurvei masih bekerja dengan data akuntansi yang memiliki tingkat standardisasi rendah hingga sedang di dalam grup perusahaan.
Ketika format data tidak seragam, tim pusat harus melakukan pemetaan, pemeriksaan, dan penyesuaian secara manual sebelum laporan dapat dikonsolidasikan.
2. Dokumen dari cabang terlambat dikumpulkan
Proses closing di kantor pusat sangat bergantung pada kesiapan setiap cabang. Jika satu cabang belum menyelesaikan pencatatan, laporan konsolidasi seluruh perusahaan juga dapat ikut tertunda.
Keterlambatan tersebut biasanya terjadi karena invoice belum diterima, transaksi belum memiliki dokumen pendukung, persetujuan masih tertunda, atau hasil pemeriksaan stok belum dilaporkan.
Masalah akan semakin besar apabila perusahaan tidak mempunyai jadwal cut-off yang jelas. Tim cabang bisa saja terus memasukkan transaksi setelah proses closing dimulai. Akibatnya, data yang sebelumnya sudah diperiksa harus diperbarui kembali.
3. Rekonsiliasi masih mengandalkan spreadsheet
Spreadsheet masih berguna untuk analisis sederhana. Namun, penggunaannya menjadi lebih berisiko ketika perusahaan harus mengelola transaksi dalam jumlah besar dari banyak cabang.
Tim accounting harus mengekspor data dari berbagai sumber, memasukkannya ke spreadsheet, kemudian mencocokkan saldo secara manual. Proses ini memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan input, formula, duplikasi data, atau penggunaan versi file yang tidak tepat.
Survei PwC yang sama menemukan bahwa 34% organisasi yang disurvei masih memasukkan data akuntansi ke spreadsheet yang membutuhkan penyesuaian manual. Sementara itu, Oracle menyebutkan bahwa penggunaan spreadsheet untuk pekerjaan di luar kapasitasnya dapat menimbulkan risiko kesalahan input, kesalahan perhitungan, keamanan, skalabilitas, dan kepatuhan.
Semakin banyak cabang dan transaksi yang dikelola, semakin sulit pula memastikan bahwa setiap file telah diperbarui dengan benar.
4. Kesalahan pencatatan baru diperbaiki pada akhir bulan
Sebagian perusahaan baru memeriksa kelengkapan transaksi ketika periode closing dimulai. Akibatnya, berbagai masalah yang seharusnya dapat ditemukan lebih awal justru menumpuk pada akhir bulan.
Tim accounting harus mencari invoice yang belum dicatat, memperbaiki klasifikasi akun, memeriksa selisih persediaan, dan membuat jurnal koreksi dalam waktu yang bersamaan. Mereka juga harus berkoordinasi dengan setiap cabang untuk meminta penjelasan atau dokumen tambahan.
Kondisi tersebut membuat proses closing lebih bersifat reaktif. Alih-alih hanya melakukan verifikasi akhir, tim keuangan harus kembali menelusuri transaksi yang terjadi sepanjang bulan.
Bagaimana Software Akuntansi Membantu Mempercepat Closing?
Penggunaan software akuntansi yang terintegrasi dapat membantu perusahaan mengurangi ketergantungan pada pengiriman file dan proses pemeriksaan manual. Seluruh cabang dapat mencatat transaksi di dalam satu sistem dengan struktur akun dan aturan yang sama.
Kantor pusat juga dapat memantau transaksi, saldo, dan kelengkapan pencatatan setiap cabang secara lebih cepat. Jika terdapat perbedaan atau transaksi yang belum lengkap, tim dapat menindaklanjutinya sebelum akhir periode.
Beberapa kemampuan yang penting dalam software akuntansi multi cabang antara lain:
- Pengelolaan data beberapa cabang dalam satu sistem.
- Standardisasi chart of accounts.
- Rekonsiliasi bank dan transaksi.
- Otomatisasi jurnal berulang.
- Pengaturan akses dan alur persetujuan.
- Laporan laba rugi per cabang.
- Laporan keuangan konsolidasi.
- Riwayat perubahan atau audit trail.
Teknologi yang tepat dapat memberikan dampak nyata terhadap kecepatan closing. Dalam studi kasus yang dipublikasikan EY, Diamondback Energy mencatat penurunan waktu month-end closing sebesar 30% dalam enam bulan setelah menerapkan sistem ERP modern.
Meski hasil setiap perusahaan dapat berbeda, studi tersebut memperlihatkan bahwa integrasi data dan otomatisasi proses dapat mengurangi pekerjaan manual yang memperlambat closing.
Baca Juga: 5 Kesalahan Fatal saat Konsolidasi Laporan Multi Cabang Secara Manual
Kesimpulan
Proses month-end closing yang lambat pada bisnis multi cabang sering berawal dari data yang tidak seragam, keterlambatan dokumen, rekonsiliasi manual, dan kesalahan yang baru diperbaiki pada akhir bulan. Jika dibiarkan, tim akuntan akan menghabiskan banyak waktu untuk mengumpulkan dan memperbaiki data sebelum laporan diselesaikan.
Sehingga, untuk menyederhanakan proses tersebut, perusahaan dapat menggunakan Bambootree, software akuntansi multi cabang yang terintegrasi dengan Accurate Online. Fitur konsolidasinya membantu perusahaan menggabungkan laporan keuangan dari berbagai cabang, sedangkan fitur backdate memungkinkan tim mengakses dan menyusun laporan konsolidasi berdasarkan periode sebelumnya.
Dengan data yang lebih terpusat, perusahaan dapat mempercepat proses closing sekaligus memperoleh gambaran kinerja keuangan setiap cabang secara lebih menyeluruh. Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda terlebih dahulu untuk mengetahui bagaimana Bambootree dapat disesuaikan dengan struktur dan proses pelaporan keuangan perusahaan.
