Kenali Proforma Invoice dan Cara Pembuatannya

Dalam menjalankan sebuah bisnis, proses negosiasi tentunya tidak pernah ditinggalkan. Hal ini sangatlah penting untuk memastikan kesepakatan antara kedua belah pihak.   

Sehingga pada proses ini adanya bukti pencatatan hasil diskusi sangatlah penting untuk menghindari kesalahpahaman. Salah satu bentuk bukti tersebut adalah  proforma invoice. Berikut adalah pembahasan lebih lanjut mengenai  proforma invoice yang digunakan pada bisnis.

 

Apa itu Proforma invoice? 

 

Proforma invoice atau yang biasa disebut sebagai faktur proforma adalah salah satu jenis faktur yang digunakan untuk bukti transaksi sementara. Sebab, faktur ini berisikan rincian tentang barang atau jasa yang akan disepakati bersama. 

Walaupun, dokumen ini dapat dikatakan sebagai bukti transaksi, namun invoice ini bukanlah tagihan akhir atau final. Sehingga proforma invoice ini seringkali diartikan sebuah faktur sederhana yang digunakan untuk menunjukan itikad baik antara penjual dan pembeli.

 

Mengapa Proforma Invoice Digunakan? 

 

Meskipun bukan tagihan resmi dari penjual, proforma invoice memiliki beragam fungsi seperti: 

1. Memberikan Estimasi Biaya yang Jelas

Salah satu fungsi dari proforma invoice adalah dapat memberikan estimasi biaya yang jelas. Sehingga, pembeli akan mendapatkan rincian biaya yang transparan yang dapat digunakan untuk mengajukan atau menyiapkan anggaran.

2. Menyatakan Komitmen Penjual

Selanjutnya, dokumen ini juga berfungsi untuk  memberikan komitmen atas penjualan.  Hal ini karena faktur proforma akan menunjukkan bahwa penjual telah menyetujui untuk menyediakan barang atau jasa yang sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat mulai dari harga, spesifikasi, hingga syarat maupun ketentuan.

3. Dokumen Pendukung untuk Izin Impor

Selain itu, proforma invoice ini juga dapat berfungsi sebagai dokumen pendukung dalam izin impor. Terutama, ketika ingin membuka  letter of credit (L/C) di bank.  

Sebab, nantinya bank akan  menggunakan proforma invoice untuk memverifikasi rincian transaksi dan memastikan bahwa pembelian telah dilakukan sesuai dengan ketentuan antara penjual dan pembeli.

4. Mengamankan Proses Internal 

Bagi perusahaan besar, proforma invoice digunakan sebagai dasar untuk proses persetujuan pembelian (purchase approval) di departemen keuangan sebelum Purchase Order (PO) resmi diterbitkan.

5. Menghindari Kesalahan

Seperti yang diketahui, bahwa invoice ini bukanlah tagihan final. Sehingga, kedua belah pihak dapat memeriksa dan melakukan revisi, sebelum invoice yang sah diterbitkan. 

Baca Juga: Contoh Metode Fifo: Manfaat dan Tantangannya

Memang Apa Bedanya Dengan Invoice Biasa? 

 

Meskipun sering dianggap sama seperti invoice, tetapi faktur ini memiliki perbedaan signifikan seperti:

1. Tujuan 

Perbedaan utama terletak pada tujuannya, proforma invoice ditujukan untuk memberikan informasi mengenai estimasi biaya dan rincian transaksi. Berbeda dengan invoice yang ditujukan untuk menagih pembayaran setelah transaksi selesai dilakukan. 

2. Waktu Diterbitkan 

Waktu penerbitannya juga berbeda, sebab proforma invoice akan terbit di awal sebelum transaksi terjadi, sehingga sering digunakan sebagai  perkiraan biaya akan estimasi awal kepada pembeli. Sementara itu, invoice akan diterbitkan ketika barang/jasa telah diserahkan.

3. Sifat Dokumen 

Beda invoice biasa dengan proforma invoice selanjutnya adalah dilihat dari sifat dokumennya. Proforma invoice bersifat sementara dan tidak mengikat secara hukum, karena hanya merupakan estimasi atau perkiraan biaya yang disepakati sebelum transaksi terjadi. 

Sebaliknya, invoice biasa memiliki sifat yang sah dan mengikat secara hukum sebagai bukti transaksi yang telah selesai, serta menjadi dasar untuk menagih pembayaran sesuai dengan ketentuan yang tercantum di dalamnya.

4. Informasi Yang Dicantumkan 

Proforma invoice mencantumkan perkiraan harga, rincian barang atau jasa, dan syarat-syarat transaksi yang belum final. Sementara invoice biasa mencantumkan informasi yang sudah pasti tentang harga akhir, jumlah yang harus dibayar, dan tanggal jatuh tempo pembayaran.

5. Pencatatan Akuntansi 

Pencatatan akuntansi pada proforma invoice dan invoice biasa juga berbeda. Proforma invoice tidak dicatat sebagai transaksi yang sah dalam pembukuan perusahaan karena belum ada kewajiban pembayaran yang timbul. 

Sementara itu, invoice biasa akan dicatat dalam laporan keuangan sebagai transaksi yang telah terjadi, baik itu dalam pencatatan pendapatan maupun piutang, tergantung pada kondisi pembayaran yang disepakati.

 

Lalu, Kapan Proforma Invoice Digunakan? 

Proforma invoice umumnya digunakan pada tahap awal negosiasi atau sebelum transaksi resmi dilakukan. Selain itu, dokumen ini juga akan berguna untuk memberikan informasi terkait estimasi harga yang digunakan untuk pengajuan pembiayaan.

Baca Juga: Apa Itu Sales Invoice? Pengertian dan Penjelasannya

Cara Membuat Proforma Invoice

 

Membuat proforma invoice sebenarnya cukup mudah. Sebab, komponen-komponennya sangatlah mirip dengan invoice biasa. Berikut adalah cara membuat proforma invoice:

1. Menyiapkan Invoice Yang Unik 

Untuk membuat proforma faktur, Anda dapat menyiapkan nomor faktur yang unik agar memudahkan dalam pelacakan dan referensi dimasa yang datang.

2. Menyiapkan Identitas Perusahaan 

Selanjutnya Anda dapat mencantumkan identitas perusahaan seperti nama, alamat nomor telepon, hingga alamat email. Hal ini agar memudahkan pelanggan untuk menghubungi perusahaan sewaktu-waktu.

3. Memasukan Identitas Pelanggan 

Langkah selanjutnya, Anda menyertakan informasi pelanggan secara lengkap  seperti nama perusahaan (atau nama pribadi untuk pembelian individu), alamat, dan kontak yang relevan. Hal ini penting untuk memverifikasi identitas penerima dan memastikan pengiriman yang tepat.

4. Membuat Waktu Jatuh Tempo

Setelah semua identitas tertulis, maka Anda dapat menentukan waktu jatuh tempo sesuai dengan pembayaran yang telah disepakati, apakah itu pembayaran di muka, setelah pengiriman, atau dalam jangka waktu tertentu, seperti 30 atau 60 hari setelah penerbitan faktur.

5. Menambahkan Deskripsi Produk

Anda dapat menentukan informasi produk atau jasa yang akan dibeli secara detail termasuk jumlah, ukuran, warna, maupun fitur-fiturnya. Dengan demikian, nantinya proforma invoice ini dapat mencegah kebingungan.

6. Menambahkan Syarat dan Ketentuan 

Selain itu, Anda juga dapat menyertakan syarat dan ketentuan transaksi seperti kebijakan retur, garansi produk, maupun biaya-biaya lainnya.

7. Mengatur Tanggal Pengiriman

Tentukan tanggal pengiriman atau tanggal perkiraan pengiriman barang atau jasa, jika sudah disepakati. Ini memberi gambaran kepada pembeli kapan mereka bisa mengharapkan produk atau layanan diterima.

8. Mengatur Masa Berlaku

Tentukan masa berlaku proforma faktur. Hal ini penting agar pembeli tahu sampai kapan harga dan syarat yang tercantum dalam faktur tetap berlaku.

Dalam mempermudah pembuatan proforma invoice, banyak bisnis modern yang kini telah beralih dari menggunakan templat manual ke software akuntansi. 

 

Tantangan Lupa Input Data? Atasi dengan Bambootree 

 

Mengelola proforma invoice, invoice komersial, PO, dan dokumen lainnya adalah tantangan. Satu kesalahan kecil seperti lupa menginput data atau terlambat mencatat transaksi dapat merusak laporan keuangan bulanan. 

 

Oleh karena itu, kami hadir sebagai software konsolidasi dan backdate yang dapat membantu Anda dalam mengelola beragam invoice secara terintegrasi dan otomatisasi. Lalu masih ingin membiarkan kesalahan pencatatan menjadi penghambat laju bisnis Anda. Hubungi Bambootree hari ini untuk mendapatkan demo secara free.