Mengenal 3 Way Matching dalam Akuntansi

Bambootree – Dalam dunia akuntansi, kesalahan dalam pembayaran dapat berdampak signifikan pada kesehatan keuangan perusahaan. Salah satu cara untuk menghindari risiko tersebut adalah dengan menerapkan proses three / 3 way matching.

Proses ini berfungsi sebagai mekanisme verifikasi yang memastikan bahwa informasi yang tercatat dalam faktur, pesanan pembelian, dan dokumen penerimaan barang adalah konsisten dan akurat.

Apa Itu Three Way Matching?

3 way matching adalah proses yang digunakan untuk memverifikasi kesesuaian antara tiga dokumen penting dalam transaksi pembelian: faktur pembelian, pesanan pembelian, dan penerimaan barang. Dengan mencocokkan informasi dari ketiga dokumen ini, perusahaan dapat memastikan bahwa jumlah, harga, dan spesifikasi barang yang tercatat adalah sama.

Mengapa Three Way Matching Penting?

Proses ini sangat penting dalam akuntansi karena beberapa alasan berikut:

• Memastikan Keakuratan Data
  Dengan membandingkan ketiga dokumen, perusahaan dapat menghindari kesalahan dalam penghitungan harga dan jumlah barang.
• Mengontrol Pengeluaran
  Three way matching membantu perusahaan memastikan bahwa hanya barang atau jasa yang benar-benar diterima yang dibayar, sehingga menghindari pembayaran ganda.
• Mencegah Kecurangan
  Proses ini juga berfungsi untuk mengidentifikasi potensi kecurangan dalam transaksi pembelian, baik dari pihak vendor maupun oknum karyawan.

Komponen Three Way Matching

Terdapat tiga komponen utama dalam proses three way matching:

1. Faktur Pembelian (Purchase Invoice)
   Dokumen resmi dari vendor yang mencantumkan harga dan jumlah barang yang harus dibayar.
2. Pesanan Pembelian (Purchase Order)
   Dokumen yang dibuat oleh perusahaan untuk memesan barang atau jasa, berisi informasi harga dan jumlah yang disepakati.
3. Penerimaan Barang (Goods Received Note)
   Dokumen yang mencatat barang yang diterima, termasuk jumlah dan kondisi barang.

Ketiga dokumen ini harus dicocokkan untuk memastikan bahwa informasi yang terkandung di dalamnya konsisten. Jika terdapat ketidaksesuaian, perlu dilakukan investigasi lebih lanjut sebelum pembayaran dilakukan.

Cara Kerja Three Way Matching

Proses three way matching biasanya berlangsung sebagai berikut:

1. Karyawan membuat pesanan pembelian untuk barang yang diperlukan.
2. Pesanan tersebut disetujui oleh manajer anggaran dan dikirim ke vendor.
3. Setelah barang diterima, departemen penerimaan memeriksa dan mencatat penerimaan barang.
4. Vendor mengirimkan faktur kepada perusahaan.
5. Departemen akuntansi mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian dan dokumen penerimaan barang.

Jika semua informasi cocok, pembayaran dilakukan kepada vendor.

Contoh Proses 3 Way Matching

Misalkan sebuah perusahaan memesan 100 unit barang dari vendor dengan harga Rp10.000 per unit. Setelah barang diterima dan diperiksa, departemen akuntansi mencocokkan informasi dari pesanan pembelian, penerimaan barang, dan faktur. Jika semua informasi sesuai, pembayaran sebesar Rp1.000.000 dilakukan kepada vendor.

Stakeholder dalam Proses 3 Way Matching

Beberapa pihak yang terlibat dalam proses ini antara lain:

• Departemen Pembelian: Bertanggung jawab untuk membuat dan menyetujui pesanan pembelian.
• Departemen Penerimaan Barang: Memeriksa dan mencatat barang yang diterima.
• Departemen Keuangan: Memproses pembayaran dan melakukan pencocokan dokumen.
• Pihak Vendor: Mengirimkan barang dan faktur yang akurat.
• Manajemen Perusahaan: Memastikan bahwa proses dilakukan sesuai prosedur yang ditetapkan.

Perbedaan Pencocokan 2-Way, 3-Way, dan 4-Way

1. Pencocokan 2-Way: Memverifikasi kesesuaian antara pesanan pembelian dan faktur.
2. Pencocokan 3-Way: Memverifikasi kesesuaian antara pesanan pembelian, faktur, dan penerimaan barang.
3. Pencocokan 4-Way: Menambahkan verifikasi jumlah barang yang disetujui ke dalam proses pencocokan tiga arah.

Tips Menerapkan Three Way Matching yang Efektif

Untuk meningkatkan efektivitas proses three way matching, perusahaan dapat:

• Menggunakan sistem informasi yang terintegrasi.
• Memastikan konsistensi dan akurasi data.
• Menerapkan kontrol internal yang ketat.
• Melakukan pelatihan bagi karyawan.
• Melakukan evaluasi secara berkala.

Manfaat Otomatisasi Proses Three Way Matching

Mengotomatiskan proses three way matching dapat menghemat waktu dan sumber daya, meningkatkan akurasi, serta mempercepat proses pembayaran. Dengan menggunakan software akuntansi yang tepat, perusahaan dapat memastikan bahwa proses ini berjalan dengan efisien.

Kerugian Three Way Matching

Meskipun bermanfaat, proses three way matching juga memiliki beberapa kerugian, seperti:

• Waktu yang Dibutuhkan: Proses ini bisa memakan waktu lama, terutama untuk perusahaan dengan banyak transaksi.
• Kesalahan Manusia: Kesalahan dalam pencatatan informasi dapat menyebabkan ketidaksesuaian.
• Keterbatasan Vendor: Tidak semua vendor mengikuti proses ini, yang dapat mempengaruhi hubungan bisnis.
• Keterbatasan pada Transaksi Tertentu: Proses ini mungkin tidak efisien untuk transaksi dengan nilai rendah.

Proses three way matching adalah langkah penting dalam menjaga kesehatan keuangan perusahaan.

Dengan memastikan bahwa setiap transaksi pembelian dilakukan dengan benar, perusahaan dapat melindungi diri dari kesalahan dan kecurangan. Mengotomatiskan proses ini dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi, sehingga perusahaan dapat fokus pada pertumbuhan dan pengembangan bisnis.