Semakin banyak transaksi persediaan, semakin besar pula data yang perlu dikelola perusahaan. Penerimaan barang, perpindahan stok, pemakaian bahan baku, penjualan, hingga penyesuaian persediaan akan memengaruhi pencatatan keuangan.
Karena itu, memilih software akuntansi tidak cukup hanya berdasarkan harga atau banyaknya fitur. Perusahaan juga perlu mempertimbangkan kemampuan sistem dalam mengintegrasikan persediaan, menangani transaksi dari beberapa unit bisnis, serta mencatat transaksi sesuai periode terjadinya.
Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika memilih software akuntansi untuk perusahaan dengan banyak transaksi persediaan.
1. Pastikan Mampu Memproses Banyak Transaksi
Perusahaan dengan volume transaksi tinggi membutuhkan software akuntansi yang dapat digunakan secara stabil ketika jumlah data terus bertambah. Sistem perlu mampu memproses transaksi pembelian, penjualan, pembayaran, dan penyesuaian persediaan tanpa menghambat pekerjaan pengguna.
Periksa juga kemampuan software dalam melakukan impor data dan menghasilkan laporan. Fitur impor dapat mempercepat proses pemindahan data dari sistem sebelumnya, sedangkan pembuatan laporan yang efisien membantu perusahaan memantau kondisi keuangan tanpa harus menunggu proses pengolahan data terlalu lama.
Selain transaksi, pertimbangkan pertumbuhan jumlah produk atau SKU, pengguna, cabang, dan gudang. Software yang sesuai dengan kebutuhan saat ini belum tentu dapat mengikuti perkembangan bisnis pada beberapa tahun mendatang.
2. Pilih yang Terintegrasi dengan Data Persediaan
Setiap pergerakan barang mempunyai dampak terhadap pencatatan keuangan. Ketika perusahaan menerima barang dari pemasok, jumlah stok akan bertambah. Pada saat yang sama, nilai persediaan dan utang kepada pemasok juga perlu diperbarui.
Begitu pula ketika barang terjual. Sistem perlu mengurangi jumlah persediaan sekaligus mencatat pendapatan dan harga pokok penjualan. Apabila data persediaan dan akuntansi dikelola secara terpisah, staf harus mencatat transaksi yang sama pada lebih dari satu sistem.
Integrasi dapat mengurangi proses input berulang sekaligus membantu menjaga konsistensi data. Dokumentasi Odoo mengenai inventory valuation menunjukkan bahwa pada sistem dengan penilaian persediaan otomatis, transaksi penerimaan dan pengiriman barang dapat menghasilkan jurnal akuntansi yang berkaitan dengan perubahan nilai persediaan.
Karena itu, periksa apakah software dapat menghubungkan aktivitas pembelian, penerimaan barang, penjualan, produksi, dan pencatatan keuangan.
3. Perhatikan Dukungan Multi-Gudang dan Multi-Cabang
Transaksi persediaan akan semakin kompleks ketika perusahaan mempunyai beberapa gudang atau cabang. Barang dapat diterima di satu lokasi, dipindahkan ke gudang lain, kemudian dijual melalui cabang yang berbeda.
Software yang dipilih sebaiknya dapat memisahkan posisi persediaan berdasarkan lokasi. Dengan demikian, pengguna dapat mengetahui jumlah barang pada setiap gudang tanpa mencampurkan seluruh data.
Riwayat perpindahan antar lokasi juga perlu tercatat dengan jelas. Informasi tersebut membantu perusahaan mengetahui asal dan tujuan barang sekaligus mencegah transaksi perpindahan dianggap sebagai pembelian atau penjualan.
Dari sisi keuangan, perusahaan juga perlu melihat kinerja setiap cabang secara terpisah. Namun, manajemen tetap membutuhkan laporan gabungan untuk mengevaluasi kondisi bisnis secara menyeluruh. Oleh sebab itu, dukungan multi-cabang perlu diikuti dengan kemampuan konsolidasi laporan.
4. Periksa Metode Penilaian Persediaan dan Harga Pokok
Jumlah barang yang tersedia tidak selalu menggambarkan nilai persediaan perusahaan. Produk yang sama dapat diperoleh dengan harga berbeda karena perubahan harga pemasok, biaya angkut, pajak, ataupun komponen biaya lainnya.
Menurut IAS 2 Inventories, biaya persediaan dapat mencakup biaya pembelian, biaya konversi, dan biaya lain yang timbul untuk membawa persediaan ke lokasi serta kondisi saat ini. Persediaan selanjutnya diukur berdasarkan nilai yang lebih rendah antara biaya perolehan dan nilai realisasi neto.
Oleh karena itu, perusahaan perlu memastikan software akuntansi mendukung metode penilaian persediaan yang digunakan. Sistem juga perlu membantu menghitung harga pokok secara konsisten agar nilai persediaan dan laba perusahaan tidak keliru.
Untuk perusahaan manufaktur, kebutuhan tersebut dapat menjadi lebih kompleks karena terdapat bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi. Setiap tahapan produksi mempunyai komponen biaya yang perlu dicatat dan dialokasikan secara tepat.
5. Pastikan Tersedia Audit Trail dan Kontrol Transaksi Backdate
Dalam praktiknya, tidak semua transaksi langsung dicatat pada hari yang sama. Dokumen pembelian mungkin baru diterima beberapa hari setelah barang masuk. Koreksi transaksi juga dapat ditemukan setelah periode pelaporan berjalan.
Untuk menangani kondisi tersebut, perusahaan dapat membutuhkan fitur backdate. Fitur ini memungkinkan transaksi dicatat sesuai tanggal dokumen atau periode terjadinya, meskipun data dimasukkan pada waktu yang berbeda.
Namun, backdate tidak berarti pengguna dapat mengubah tanggal transaksi secara bebas. Software sebaiknya menyediakan pengaturan hak akses, persetujuan, dan audit trail. Dengan demikian, perusahaan dapat mengetahui siapa yang memasukkan atau mengubah transaksi beserta waktu perubahan tersebut.
Kontrol juga diperlukan untuk periode akuntansi yang sudah ditutup. Perubahan terhadap periode sebelumnya perlu dilakukan oleh pengguna yang berwenang agar laporan yang telah diterbitkan tidak berubah tanpa pengawasan.
6. Pertimbangkan Kemampuan Konsolidasi Laporan
Kemampuan konsolidasi penting bagi perusahaan yang memiliki beberapa cabang, unit bisnis, atau entitas. Setiap unit mungkin melakukan pembelian, mengelola persediaan, dan mencatat transaksi secara terpisah, tetapi manajemen tetap membutuhkan laporan gabungan.
Tanpa software yang mendukung konsolidasi, tim finance perlu mengumpulkan laporan setiap unit dan menggabungkannya secara manual. Proses tersebut membutuhkan waktu serta berisiko menimbulkan perbedaan format akun, periode, dan nilai transaksi.
Software akuntansi dengan fitur konsolidasi membantu perusahaan mempertahankan laporan setiap unit sekaligus menyajikan gambaran keuangan secara keseluruhan. Kemampuan ini juga memudahkan manajemen membandingkan kinerja antarunit dan melihat kontribusi masing-masing bagian terhadap perusahaan.
Sebelum memilih software, periksa apakah sistem dapat menangani struktur akun, mata uang, periode laporan, serta transaksi antarunit sesuai kebutuhan bisnis.
7. Sesuaikan dengan Proses Bisnis Perusahaan
Banyaknya fitur bukan satu-satunya ukuran kualitas software akuntansi. Sistem tetap perlu disesuaikan dengan proses yang dijalankan perusahaan, mulai dari pembelian, penerimaan barang, pergudangan, produksi, penjualan, hingga pelaporan.
Sebelum menentukan pilihan, petakan alur transaksi dan pihak yang terlibat pada setiap tahap. Perusahaan juga perlu menetapkan pengguna yang boleh membuat, menyetujui, mengubah, dan melihat transaksi tertentu.
Pertimbangkan pula kemampuan software untuk terhubung dengan aplikasi lain. Integrasi menjadi penting ketika perusahaan telah menggunakan sistem inventory, produksi, penjualan, atau aplikasi operasional lainnya.
Kelola Laporan Keuangan dengan Bambootree
Perusahaan dengan banyak transaksi persediaan membutuhkan software akuntansi yang mampu menghubungkan data barang dengan pencatatan keuangan. Dukungan multi-gudang, penilaian persediaan, audit trail, konsolidasi, dan kontrol transaksi pada periode sebelumnya perlu menjadi bahan pertimbangan.
Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, Bambootree merupakan software akuntansi yang memiliki fitur konsolidasi dan backdate. Fitur konsolidasi membantu perusahaan menggabungkan laporan dari beberapa unit bisnis atau entitas, sehingga manajemen dapat melihat kondisi keuangan secara menyeluruh.
Sementara itu, fitur backdate memungkinkan transaksi dicatat sesuai tanggal dokumen atau periode terjadinya. Dengan kedua fitur tersebut, Bambootree membantu perusahaan mengelola pencatatan serta penyusunan laporan keuangan secara lebih terstruktur, termasuk ketika jumlah transaksi persediaan terus bertambah.
