Ketika bisnis memiliki banyak cabang, pencatatan keuangan menjadi semakin kompleks. Data penjualan, pembelian, persediaan, dan biaya operasional berasal dari lokasi berbeda. Apabila setiap cabang menggunakan format pencatatan sendiri, tim pusat membutuhkan waktu lebih lama untuk menggabungkan laporan.
Software akuntansi multicabang dapat membantu perusahaan mengintegrasikan data sekaligus mempercepat proses konsolidasi. Namun, migrasi tidak cukup dilakukan dengan membeli software dan memindahkan data lama. Perusahaan juga perlu mempersiapkan proses kerja, kualitas data, keamanan, hingga orang-orang yang akan menggunakan sistem tersebut.
Mengapa Migrasi ke Software Akuntansi Multicabang Perlu Dipersiapkan?
Migrasi software akuntansi merupakan proses memindahkan data, konfigurasi, dan aktivitas pencatatan keuangan dari sistem lama ke sistem baru. Pada bisnis multicabang, prosesnya lebih kompleks karena data berasal dari beberapa lokasi, pengguna, atau bahkan entitas perusahaan.
Tanpa persiapan yang tepat, perusahaan dapat menghadapi masalah seperti data ganda, saldo awal yang tidak sesuai, struktur akun yang berbeda, hingga laporan konsolidasi yang tetap harus disusun secara manual. Karyawan juga dapat kembali menggunakan spreadsheet jika sistem baru dianggap terlalu sulit atau tidak sesuai dengan proses kerja mereka.
Risiko tersebut perlu diperhatikan karena implementasi teknologi tidak selalu berjalan sesuai rencana. Riset McKinsey menunjukkan bahwa kurang dari 30% transformasi digital berhasil meningkatkan kinerja sekaligus membangun kemampuan organisasi untuk mempertahankan perubahan.
Sementara itu, Oracle menjelaskan bahwa keberhasilan migrasi data bergantung pada proses pemeriksaan, ekstraksi, pembersihan, dan transformasi data sebelum dimasukkan ke dalam sistem baru. Karena itu, migrasi sebaiknya dimulai dari evaluasi kesiapan perusahaan, bukan langsung dari proses pemindahan data.
Checklist Kesiapan Perusahaan Sebelum Migrasi
1. Tentukan tujuan migrasi
Perusahaan harus mengetahui masalah yang ingin diselesaikan, seperti mempercepat laporan konsolidasi, mengurangi input berulang, menyeragamkan pencatatan, atau meningkatkan kontrol transaksi.
Tujuan tersebut sebaiknya dapat diukur. Contohnya, perusahaan ingin mempersingkat proses konsolidasi dari sepuluh hari menjadi tiga hari.
2. Petakan struktur cabang dan entitas
Identifikasi jumlah cabang, badan usaha, volume transaksi, mata uang, sistem yang sedang digunakan, serta penanggung jawab keuangan di setiap lokasi.
Pemetaan ini penting karena kebutuhan beberapa cabang dalam satu perusahaan akan berbeda dari grup bisnis yang memiliki banyak badan usaha.
3. Seragamkan proses akuntansi
Perusahaan perlu menyelaraskan Chart of Accounts, kode cabang, periode tutup buku, penamaan data, dan kebijakan pencatatan transaksi antarcabang.
Tanpa standardisasi, software akuntansi belum tentu dapat menghasilkan laporan konsolidasi yang akurat.
4. Bersihkan data lama
Periksa data pelanggan, pemasok, produk, persediaan, aset, utang, piutang, jurnal, dan saldo awal. Hapus data ganda serta perbaiki format yang tidak konsisten sebelum data diimpor.
5. Identifikasi kebutuhan integrasi
Petakan aplikasi yang perlu dihubungkan, seperti POS, inventaris, payroll, marketplace, perbankan, atau software akuntansi yang sudah digunakan.
Pastikan perusahaan juga mengetahui data yang harus dipertukarkan dan frekuensi sinkronisasinya.
6. Atur hak akses dan keamanan
Tentukan siapa yang berhak menginput, mengubah, menyetujui, atau menghapus transaksi. Atur juga akses terhadap laporan cabang, laporan konsolidasi, periode yang sudah ditutup, dan transaksi backdate.
Selain hak akses, pertimbangkan ketersediaan backup dan audit trail untuk melacak aktivitas pengguna.
7. Siapkan tim dan pengguna
Libatkan manajemen, finance, accounting, IT, perwakilan cabang, dan penyedia software. Tentukan penanggung jawab untuk validasi data, konfigurasi, pengujian, pelatihan, dan penyusunan SOP.
Menurut McKinsey, tingkat keberhasilan transformasi dapat mencapai 79% ketika pimpinan membangun rasa kepemilikan dan karyawan ikut mengambil inisiatif.
8. Lakukan pengujian sebelum go-live
Uji sistem menggunakan transaksi nyata, seperti penjualan, pembelian, transfer persediaan, rekonsiliasi bank, backdate, dan tutup buku.
Bandingkan hasilnya dengan laporan sebelumnya. Siapkan juga jadwal go-live, backup data, dan prosedur penanganan jika ditemukan kendala.
Baca Juga: Month-End Closing Lambat? Ini Penyebab Umum di Bisnis Multi Cabang
Persiapkan Migrasi Software Akuntansi dengan Tepat
Migrasi ke software akuntansi multicabang memerlukan kesiapan data, proses, teknologi, keamanan, dan pengguna. Tanpa persiapan tersebut, perusahaan berisiko hanya memindahkan masalah dari sistem lama ke sistem baru.
Bagi perusahaan yang menggunakan Accurate Online, Bambootree dapat membantu mengintegrasikan database antarcabang, menyusun laporan konsolidasi, dan mengontrol transaksi backdate.
Konsultasikan terlebih dahulu struktur bisnis dan kebutuhan perusahaan agar proses migrasi dapat direncanakan secara tepat. Dengan persiapan yang matang, software akuntansi dapat membantu pengelolaan bisnis multicabang menjadi lebih terintegrasi, terkontrol, dan efisien.
