Dalam mengelola keuangan perusahaan yang lebih baik, tentunya sering ditemukan adanya berbagai macam jurnal. Salah satu, jurnal yang digunakan adalah kas kecil yang berfungsi untuk melakukan pembayaran secara rutin.
Namun tahukan Anda dalam mengelola kas kecil terdapat metode yang sering digunakan yaitu sistem Imprest. Artikel ini bertujuan untuk membantu Anda dalam memberikan pemahaman mendalam tentang metode ini, serta menjelaskan bagaimana tahapan pengelolaannya.
Apa itu Sistem Imprest pada Kas Kecil?
Sistem Imprest adalah salah satu cara yang digunakan untuk pengelolaan kas kecil. Pada metode ini kas kecil, biasanya saldo yang ada telah tentukan oleh manajemen perusahaan jadinya bersifat tetap.
Karena sifat yang tetap ini, setiap periode akan diisi kembali saldo tersebut sesuai dengan jumlah yang telah ditentukan.
Namun, perlu diketahui pada sistem imprest, perusahaan akan menunjuk seseorang yang bertugas untuk mengelola keuangan. Tak hanya pengelolaan saja, tetapi mereka yang ditunjuk nantinya wajib untuk mendokumentasikan bukti pengeluaran yang diambil dari kas kecil tersebut.
Sehingga, nantinya setiap pengeluaran yang diambil dari kas kecil dapat dipertanggung jawabkan. Selain itu, pengelola juga akan dimudahkan untuk minta ke manajemen untuk melakukan pengisian kembali.
Baca Juga: Jurnal Kas Kecil:Pengertian dan Fungsinya
Bagaimana Tahapan Pengelolaan Pada Kas Kecil?
Pada pengelolaan kas kecil dengan sistem imprest akan melibatkan beberapa tahapan yang akan dilalui. Berikut adalah tahapan pada metode imprest:
1. Penetapan Dana
Pada metode imprest ini, biasanya akan diawali dengan penetapan jumlah saldo keuangan pada tiap periode. Jumlah saldo yang dikeluarkan pada kas kecil biasanya akan disesuaikan dengan kebutuhan harian maupun bulan dari perusahaan.
2. Penunjukan Penanggung Jawab
Setelah ditentukan, nantinya perusahaan akan menunjuk seseorang yang bertanggung jawab untuk mengelola kas kecil. Selain, mengelola orang tersebut juga harus mendokumentasikan untuk penggunaan uang yang berasal dari kas kecil.
3. Penggunaan Dana Kas Kecil
Seperti yang sudah Anda ketahui, bahwa penggunaan kas hanya dapat digunakan membayar biaya operasional rutin dari perusahaan dengan nominal yang kecil. Sehingga, kas kecil hanya dapat digunakan untuk membayarkan seperti pembelian atk maupun konsumsi rapat perusahaan.
4. Pencatatan dan Pelaporan
Pada tahapan selanjutnya, seorang yang sudah diberikan tanggung jawab nantinya melakukan pencatatan setiap ada transaksi yang ada. Selain itu, dalam memudahkan untuk pendokumentasian, biasanya dalam lampirannya juga terdapat nota maupun kwitansi. Dengan adanya dokumentasi tersebut, maka dapat memudahkan untuk mengaudit keuangan.
5. Pengisian Kembali
Perlu diketahui bahwa metode imprest ini memiliki nominal saldo yang tetap, maka diakhir periode biasanya seorang yang diberikan tanggung jawab akan meminta agar saldo kas kecil diisi kembali sesuai dengan ketentuan manajemen.
Bagaimana Cara Implementasi Sistem Imprest pada Kas Kecil
Dalam membantu Anda untuk lebih mudah dalam memahami sistem imprest pada kas kecil yang ada pada perusahaan. Berikut adalah contohnya:
PT Cinta Sejati adalah salah satu perusahan yang menggunakan metode imprest pada kas kecil. Pada awal periode yang dimulai tanggal 1 Januari, perusahaan tersebut menetapkan jumlah kas kecil memiliki saldo Rp3000.000,-
Dalam mendukung kebutuhan perusahaan, seorang yang telah ditunjuk untuk mengelola dana kas kecil telah mencatat pengeluaran hingga tanggal 12 Januari sebesar Rp2.000.000,- dengan rincian sebagai berikut:
- Biaya Konsumsi Meeting Rp1.000.000,-
- Biaya Transportasi Rp500.000,-
- Biaya Pembelian Alat Tulis Rp500.000,-
Lalu, karena saldo kas kecil telah berkurang, maka pengelola kas kecil memintanya agar saldo kas kecil tersebut diisi kembali sebanyak Rp 2000.000,- untuk mengganti dana yang telah dikeluarkan pada tanggal 14 Januari.
Selama periode berjalan hingga 31 Januari, saldo kas kecil tersebut digunakan kembali untuk beberapa keperluan sebanyak Rp2000.000,- dengan rincian sebagai berikut:
- Biaya Iklan Rp500.000,-
- Biaya Konsumsi Rapat Rp 1000.0000
Lalu, Pencatatan Pada kas kecil dengan metode Imprest bagaimana?
Berikut ini adalah cara yang digunakan untuk mencatat kas kecil pada jurnal dengan metode imprest:
a.Jurnal pada Tanggal 1 Januari
(D) Kas Kecil Rp3.000.000
(K) Kas Rp3.000.000
b.Jurnal pada Tanggal 12 Januari
(D) Biaya Konsumsi Meeting Rp1.000.000,-
(D) Biaya Transportasi Rp500.000,-
(D) Biaya Pembelian Alat Tulis Rp500.000,-
(K) KAS Rp2.000.000,-
c. Jurnal pada Tanggal 31 Januari
(D) Biaya Iklan Rp500.000,-
(D) Biaya Konsumsi Rapat Rp 1000.0000
(K) Kas Rp500.000,-
Baca Juga: Strategi Mengelola Kas Kecil Pada Perusahaan
Perlu diketahui, jurnal kas kecil diatas digunakan untuk mendokumentasikan setiap transaksi yang terjadi. Seperti pada jurnal diatas yang menjelaskan bahwa hingga 12 Januari terdapat penggunaan saldo dari kas kecil sebanyak Rp2000.000,-.
Karena saldo kas kecil telah menipis, maka seorang yang ditugaskan untuk mengelola meminta agar saldo kas kecil disesuaikan dengan saldo yang telah ditetapkan, maka bagian keuangan akan mengisi kembali sebesar Rp.2000.000,- agar saldo kas kecil terisi sesuai dengan perjanjian.
Sehingga, di akhir bulan saldo akan dibuatkan jurnal penyesuaian agar saldo kas kecil sesuai dengan kesepakatan.
Jadi, karena pada periode ini saldo kas telah di isi kembali, maka perlu dicatat agar saldo kas memiliki jumlah saldo yang sama. Berikut adalah cara penulisannya agar dapat diakui:
(D) Kas Rp500.000,-
(D) Biaya Iklan Rp500.000,-
(D) Biaya Konsumsi Rapat Rp1000.000,-
Kesimpulan
Sistem Imprest adalah metode yang digunakan untuk pengelolaan kas kecil dengan saldo yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Sehingga, dengan memahami konsep dan tahapan yang ada, Perusahaan akan dengan mudah untuk pengelolaan arus keuangan dengan lebih baik.