Data persediaan yang dikelola bagian gudang terkadang tidak sama dengan nilai persediaan dalam laporan keuangan. Perbedaan tersebut dapat terjadi ketika pencatatan barang dan transaksi keuangan dilakukan melalui sistem yang terpisah.
Software akuntansi dan IT Inventory memang sama-sama mengolah data yang berkaitan dengan persediaan. Namun, keduanya melihat transaksi dari sisi berbeda. Integrasi diperlukan agar setiap pergerakan barang dapat dicatat secara konsisten, baik secara fisik maupun finansial.
Software Akuntansi dan IT Inventory Melihat Persediaan dari Sisi Berbeda
Software akuntansi melihat persediaan berdasarkan nilai finansialnya. Ketika perusahaan membeli barang, sistem tidak hanya mencatat jumlah pembelian, tetapi juga nilai persediaan, utang kepada pemasok, biaya tambahan, dan pajak yang terkait dengan transaksi tersebut.
Sebaliknya, IT Inventory lebih berfokus pada pergerakan fisik barang. Sistem ini membantu perusahaan mencatat barang yang diterima, dipindahkan, digunakan dalam produksi, dikembalikan, hingga dikeluarkan dari gudang.
Dengan demikian, software akuntansi menjawab pertanyaan mengenai berapa nilai persediaan perusahaan. Sementara itu, IT Inventory membantu menunjukkan berapa jumlah barang yang tersedia, bagaimana pergerakannya, dan di mana barang tersebut disimpan.
Perbedaan tersebut dapat digambarkan melalui tabel berikut:
| Aspek | Software Akuntansi | IT Inventory |
|---|---|---|
| Fokus | Nilai finansial transaksi | Jumlah dan pergerakan barang |
| Data utama | Pembelian, biaya, jurnal, utang, dan HPP | Penerimaan, pengeluaran, pemakaian, dan posisi barang |
| Pengguna | Finance dan accounting | Gudang, produksi, serta logistik |
| Hasil laporan | Nilai persediaan dan laporan keuangan | Mutasi dan posisi persediaan |
| Tujuan | Mengetahui dampak finansial transaksi | Mengendalikan serta menelusuri barang |
Menurut IAS 2 Inventories, persediaan merupakan aset yang dimiliki untuk dijual, berada dalam proses produksi, atau berupa bahan yang akan digunakan dalam proses produksi. Persediaan juga perlu diukur berdasarkan nilai yang lebih rendah antara biaya perolehan dan nilai realisasi neto.
Artinya, pengelolaan persediaan tidak cukup hanya mencatat jumlah barang. Perusahaan juga perlu memastikan bahwa barang tersebut mempunyai nilai yang dicatat secara tepat dalam laporan keuangan.
Risiko Jika Kedua Sistem Berjalan Terpisah
Ketika software akuntansi dan IT Inventory tidak saling terhubung, staf gudang dan accounting kemungkinan perlu memasukkan transaksi yang sama secara berulang. Proses tersebut dapat menimbulkan perbedaan pada tanggal transaksi, jumlah, kode barang, ataupun nilai yang dicatat.
Sebagai contoh, bagian gudang menerima 100 unit bahan baku dan langsung mencatatnya dalam IT Inventory. Namun, apabila informasi tersebut belum diteruskan kepada bagian accounting, laporan keuangan belum menunjukkan penambahan nilai persediaan dan utang kepada pemasok.
Masalah serupa dapat terjadi ketika bahan baku digunakan untuk produksi. Jumlah bahan baku dalam gudang sudah berkurang, tetapi nilainya belum dipindahkan menjadi biaya produksi. Akibatnya, perusahaan mempunyai data operasional yang tidak sesuai dengan pencatatan keuangan.
Sistem yang terpisah juga membuat proses rekonsiliasi menjadi lebih panjang. Staf perlu membandingkan laporan gudang, dokumen pembelian, data produksi, dan jurnal akuntansi untuk menemukan penyebab perbedaan.
Apabila volume transaksi terus bertambah, pencatatan manual seperti ini semakin sulit dipertahankan. Perusahaan membutuhkan sumber data yang sama agar setiap bagian tidak bekerja menggunakan informasi yang berbeda.
Integrasi Menghubungkan Pergerakan Barang dengan Dampak Keuangan
Integrasi memungkinkan transaksi pada IT Inventory diteruskan ke software akuntansi. Ketika barang diterima, jumlah stok dan nilai persediaan dapat diperbarui berdasarkan transaksi yang sama.
Hal tersebut juga berlaku ketika barang dijual atau digunakan dalam produksi. Pengeluaran barang dapat mengurangi jumlah persediaan sekaligus mencatat dampaknya terhadap harga pokok penjualan atau biaya produksi.
Dalam sistem yang menggunakan automated inventory valuation, penerimaan dan pengiriman barang dapat menghasilkan pencatatan jurnal secara otomatis. Dokumentasi Odoo mengenai inventory valuation menunjukkan bahwa perubahan persediaan dapat dihubungkan dengan akun penilaian persediaan dan pencatatan akuntansi terkait.
Integrasi tersebut memberikan beberapa manfaat bagi perusahaan, antara lain:
- Mengurangi pencatatan transaksi secara berulang.
- Menjaga kesesuaian antara jumlah dan nilai persediaan.
- Mempercepat penyusunan laporan keuangan.
- Memudahkan penelusuran dokumen dan riwayat transaksi.
- Membantu finance, gudang, dan produksi menggunakan data yang sama.
- Mengurangi pekerjaan rekonsiliasi pada akhir periode.
Meskipun demikian, integrasi tidak hanya berarti menghubungkan dua aplikasi. Perusahaan tetap perlu menyelaraskan kode barang, satuan pengukuran, metode penilaian, akun yang digunakan, serta alur persetujuan transaksi.
Integrasi Semakin Penting bagi Perusahaan Kawasan Berikat
Kebutuhan integrasi menjadi semakin penting bagi perusahaan yang beroperasi di Kawasan Berikat karena pemasukan, pengeluaran, pemakaian, dan hasil produksi perlu dicatat secara konsisten melalui IT Inventory.
Perusahaan dapat mengelola bahan baku, barang dalam proses, barang jadi, barang rusak, hingga sisa produksi. Setiap pergerakan tersebut perlu terhubung dengan dokumen transaksi serta dapat ditelusuri kembali ketika diperlukan.
Ketentuan dalam PMK Nomor 65/PMK.04/2021 juga memuat penggunaan sistem informasi persediaan berbasis komputer dalam penyelenggaraan kawasan berikat. Hal ini menunjukkan pentingnya pencatatan persediaan yang dapat mendukung kegiatan operasional sekaligus pengawasan kepabeanan.
Namun, IT Inventory yang berdiri sendiri belum tentu memberikan gambaran finansial yang lengkap. Barang dapat tercatat masuk ke gudang, tetapi nilai pembelian dan kewajiban kepada pemasok belum masuk ke pembukuan. Begitu pula ketika bahan baku digunakan, data fisiknya mungkin telah berkurang tanpa diikuti pembaruan biaya produksi.
Integrasi dengan software akuntansi membantu perusahaan menyelaraskan data gudang, produksi, dan keuangan. Selain mendukung keterlacakan transaksi, integrasi juga mengurangi risiko perbedaan antara posisi barang dengan nilai yang dilaporkan.
Fitur Integrasi yang Perlu Dipertimbangkan
Sebelum memilih sistem, perusahaan perlu memahami proses bisnis yang dijalankan. Software dengan banyak fitur belum tentu sesuai apabila tidak dapat mengikuti alur pembelian, pergudangan, produksi, dan pelaporan perusahaan.
Beberapa fitur yang dapat dipertimbangkan meliputi:
- Database barang yang digunakan bersama.
- Integrasi antara pembelian dan penerimaan barang.
- Integrasi penjualan dengan pengeluaran persediaan.
- Pencatatan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi.
- Perhitungan nilai persediaan serta harga pokok.
- Audit trail atas transaksi dan perubahan data.
- Pengaturan hak akses berdasarkan tanggung jawab pengguna.
- Laporan mutasi dan posisi persediaan.
- Kemampuan terhubung dengan aplikasi lain.
Kesimpulan
Software akuntansi dan IT Inventory mempunyai fokus berbeda, tetapi keduanya perlu terhubung agar pergerakan barang selaras dengan pencatatan keuangan. Integrasi membantu perusahaan mengurangi input berulang, menjaga kesesuaian jumlah dan nilai persediaan, serta menelusuri riwayat transaksi dengan lebih mudah.
Untuk perusahaan yang memiliki beberapa unit bisnis atau membutuhkan penyesuaian transaksi pada periode sebelumnya, Bambootree menyediakan software konsolidasi dengan fitur pencatatan backdate. Fitur tersebut membantu perusahaan menyatukan laporan dari berbagai entitas serta mencatat transaksi sesuai tanggal dokumen atau periode terjadinya transaksi, dengan tetap memperhatikan otorisasi dan audit trail. Dengan demikian, proses pelaporan keuangan dapat dilakukan secara lebih konsisten dan mudah dikendalikan.
