Dalam membuat setiap transaksi jual beli pastinya membutuhkan kwitansi atau nota. Kwitansi adalah suatu dokumen yang sah yang digunakan untuk pembuatan laporan pada jurnal akutansi. Berikut adalah komponen dan langkah-langkah dalam pembuatan akutansi:
Komponen yang harus ada dalam kwitansi
Perlu diketahui dalam sebuah pembuatan kwitansi pada tiap transaksi pastinya harus memiliki komponen utama seperti:
1. Nomor Kwitansi
Dalam memberikan identifikasi, biasanya kwitansi akan memiliki nomer yang unik berupa angka saja maupun dikombinasikan dengan huruf. Sehingga, nantinya saat pelaporan pada jurnal akutansi, kwitansi tersebut dapat mudah dipahami.
2. Kolom Penerima dan Pemberi
Selanjutnya terdapat komponen yang beisikan nama, pada kolom ini akan ditulis nama lengkap kedua belah pihak antara yang pemberi maupun penerima.
3. Tanggal Transaksi
Jangan melupakan untuk memberikan kolom tanggal, sebab adanya tanggal transkasi akan dapat membantu ketika proses audit. Sehingga pada penulisan tanggal transaksi harus mencakup hari, bulan, dan tahun.
4. Nominal Transaksi
Komponen selanjutnya adalah kolom nominal transaksi, ini sangat penting terutama dalam membantu untuk mengetahui besar uang yang harus dibayarkan oleh pelanggan.
5. Tujuan Pembayaran
Selain itu, sediakan pula kolom untuk menuliskan dekripsi. Dengan demikian, kwitansi ini akan jelas kegunaanya. Misal saja pembuatan kwitansi pelunasan untuk pembayaran alat tulis kantor.
6. Tanda tangan & Stempel Perusahaan
Dalam kwitansi tentunya akan disediakan kolom yang memuat tanda tangan dan stemple dari perusahaan pemberi. Sehingga nantinya kwitansi akan mudah divalidasi kebenarannya.
7. Materai
Walaupun tidak semua kwitansi harus membubuhkan materai. Namun komponen ini sangat harus diperhatikan. Terutama jika transaksi yang dilakukan oleh pelanggan lebih dari Rp. 250.000,- harus mencantumkan materai 10.000
Baca Juga: Fungsi Journal Voucher Accurate? Simak Penjelasannya
Cara Membuat Kwitansi Untuk Transaksi Bisnis
Perlu diingat dalam pembuatan kwitansi tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Berikut adalah cara yang digunakan dalam membuat kwitansi untuk transaksi bisnis:
- Sebelum kwitansi dibuat, siapkan terlebih dahulu nomer kwitansi. Sebagai tips yang mudah, Anda dapat menyiapkan kwitansi dengan angka saja lalu disertai bulan dan tahun. Misalnya 01/05-2025, sehingga nanti Anda dapat mudah untuk mengindentifikasi bahwa ini transaksi dilakukan bada bulan mei 2025.
- Selanjutnya Anda dapat menuliskan nama lengkap antara pemberi dan penerima dari kwitansi tersebut. Perlu diingat, karena kwitansi ini merupakan dokumen yang sah maka dalam penulisan nama diwajibkan untuk memberikan nama yang lengkap jangan hanya panggilan saja.
- Dalam memudahkan proses audit nantinya, jangan lupa untuk menuliskan tanggal transaksi yang mencakup tanggal, bulan dan tahun. Misal saja 23 April 2025.
- Tahap berikutnya Anda dapat menuliskan jumlah uang atau nominal transaksi yang berlaku dan jangan lupa untuk menuliskan jumlah uang tersebut dalam kalimat. Misal saja terdapat nominal pembayaran 5Jt maka pada kwitansi dapat ditulisnya Rp 5.000.000,- dengan menambahkan dibawahnya terbilang Lima Juta Rupiah.
- Selain itu, Anda juga dapat menambahkan tujuan dari pembuatan kwitansi. Misal saja seperti untuk pembayaran ATK (Alat Tulis Kantor).
- Lengkapi dengan tanda tangan, stample perusahaan dan materai jika transaksi bernilai diatas Rp. 250.000 dengan matarai 10.000
Contoh cara membuat kwitansi
Dalam mempermudah Anda dalam pembuatan kwitansi, berikut adalah contoh dari pembuatan kwitansi
PT Contoh Perusahaan
Jl. Contoh No. 1, Kota Contoh
Nomor Kwitansi: 001/2025
Telah diterima dari: Budi Santoso
Uang sejumlah: Rp 5000.000,-
Terbilang: Lima Juta rupiah
Untuk pembayaran: Pembelian 500 Pc buku
Pada tanggal: 23 April 2025
Di: Kota Contoh
Penerima:
[Tanda Tangan]
Alexandro
Perlu diingat, karena pada transkasi pembelian 500 Pc buku senilai Rp. 5.000.000,- maka wajib untuk membubuhkan materai 10.000.
Baca Juga: Pahami Komponen Dalam Jurnal Pelunasan Piutang
Kesimpulan
Jadi pada prinsipnya, kwitansi adalah sebuah dokumen resmi yang dapat dipertanggung jawabkan untuk setiap transaksi. Semoga, dengan artikel ini Anda dapat dengan mudah untuk memahami cara pembuatan kwitansi yang tepat untuk transaksi bisnis.